Site Yönetim Programı Nasıl Seçilir? 12 Özellik

Bir apartmanı ya da siteyi yönetmek, dışarıdan göründüğünden çok daha fazla iş demektir: aidat takibi, gider kayıtları, gecikme faizi, arıza şikâyetleri, duyurular, toplantılar, yönetim kurulu kararları… Bu işler çoğu zaman bir defter, birkaç Excel dosyası ve kalabalık bir WhatsApp grubunda yürütülür. Sonuç: kimin ne ödediği tartışılır, talepler unutulur, yönetici yorulur. Site yönetim programı, bu işlerin tamamını tek bir yerde toplayan yazılımdır. Bu yazıda bir site ya da apartman yönetim programında nelere bakmanız gerektiğini, Excel'den geçişin nasıl yapılacağını ve doğru programı seçmek için sorulacak soruları anlatıyoruz.

Apartman ve site yönetiminde en sık yaşanan 6 sorun

1. Aidat takibinin dağınık olması: Ödemeler banka hesabında, makbuzlar defterde, borç listesi Excel'de. Ay sonunda kimin borçlu olduğunu bulmak saatler alır.
2. Gecikme faizinin elle hesaplanması: Hesap hataları ve "neden bu kadar?" tartışmaları.
3. Giderlerin şeffaf olmaması: Sakinler paranın nereye harcandığını göremeyince güven azalır.
4. Taleplerin kaybolması: Asansör arızası ya da su kaçağı sözlü iletilir, unutulur; kimin ilgilendiği bilinmez.
5. Duyuruların ulaşmaması: WhatsApp grubundaki önemli duyurular onlarca mesajın arasında kaybolur.
6. Kararların kayıt altında olmaması: Toplantı kararları, seçimler ve oylamalar belgelenmediğinde anlaşmazlık çıkar.

Site yönetim programında olması gereken 12 özellik

Aidat ve tahsilat

1. Aidat matrisi: Tüm daireler ve tüm aylar tek ekranda, ödendi, bekliyor ve gecikmiş durumları renkle görünmeli.

2. Otomatik gecikme faizi: Yönetim planındaki orana göre gecikme faizi otomatik hesaplanmalı.

3. Dekont ve ekstre: Her ödeme için anlık dekont, her daire için dönem ekstresi üretilebilmeli.

4. Ek borçlandırma: Yakıt, onarım, demirbaş gibi aidat dışı kalemler toplu ya da tek tek borçlandırılabilmeli.

5. Online tahsilat: Sakinler borcunu internetten ödeyebilmeli; ödeme otomatik olarak hesaba işlenmeli.

Kasa, gider ve bütçe

6. Gider kaydı ve fiş fotoğrafı: Her gider, fişinin fotoğrafıyla birlikte kaydedilmeli. Şeffaflığın temeli budur.

7. Kasa ve bütçe takibi: Anlık kasa durumu, yıllık bütçe planı ve gerçekleşen harcamalar karşılaştırılabilmeli.

Sakinlerle iletişim

8. Sakin portalı: Her sakin kendi borcunu, ödeme geçmişini ve dekontlarını görebilmeli.

9. Arıza ve bakım talepleri: Sakin talebini kendisi açmalı, yönetici durumu güncellemeli, her gelişmede iki tarafa bildirim gitmeli.

10. Duyuru ve bildirim: Uygulama içi bildirim, e-posta, SMS ve WhatsApp ile duyuru ve borç hatırlatması gönderilebilmeli.

Karar ve kayıt

11. Dijital oylama ve seçim: Kararlar ve yönetici seçimi çevrim içi oylanabilmeli; oylama süresi dolunca tutanak oluşmalı.

12. Karar defteri ve toplantı kayıtları: Yönetim kurulu kararları ve toplantı tutanakları arşivlenmeli.

Excel ile apartman yönetimi yeterli mi?

Birkaç dairelik küçük bir apartmanda, tek bir yöneticiyle Excel bir süre iş görür. İnternette ücretsiz apartman yönetim Excel şablonları da bulunur. Ama şu durumlarda Excel yetersiz kalır:

• Daire sayısı arttığında,
• Yönetici değiştiğinde (dosya ve geçmiş kaybolur),
• Sakinler kendi borçlarını görmek istediğinde,
• Gecikme faizi ve ek borçlandırmalar karmaşıklaştığında,
• Arıza talepleri ve duyurular düzenli takip gerektirdiğinde.

Excel'in en büyük eksiği, sakinlerle paylaşılamamasıdır. Programın asıl değeri ise şeffaflıktır: herkes kendi borcunu ve giderleri görebildiğinde tartışmaların çoğu ortadan kalkar.

Excel'den site yönetim programına geçiş

1. Daire ve sakin listesini hazırlayın: Blok, daire numarası, malik ve kiracı bilgileri, iletişim bilgileri.
2. Açılış bakiyelerini belirleyin: Her dairenin geçiş tarihindeki borç ya da alacak durumu.
3. Aidat ve faiz kurallarını tanımlayın: Aylık aidat tutarları, ödeme günü ve gecikme faizi oranı.
4. Kasa açılışını yapın: Geçiş tarihindeki banka ve kasa bakiyeleri.
5. Sakinleri davet edin: Sakin portalına giriş bilgilerini paylaşın ve kısa bir tanıtım yapın.

İyi bir program, bu adımlarda Excel listelerinizi içeri aktarmanıza izin verir; her daireyi tek tek girmek zorunda kalmazsınız.

Program seçerken sorulacak 8 soru

1. Sakinler kendi borçlarını ve dekontlarını görebiliyor mu?
2. Gecikme faizi otomatik hesaplanıyor mu?
3. Online tahsilat var mı, ödeme hesaba otomatik işleniyor mu?
4. Arıza talepleri takip edilebiliyor mu?
5. Dijital oylama ve tutanak oluşturma var mı?
6. Telefondan rahatça kullanılabiliyor mu?
7. Excel listelerimi aktarabiliyor muyum, istersem verilerimi dışarı alabiliyor muyum?
8. Kişisel veriler nasıl korunuyor, kim neyi görebiliyor?

Kişisel veriler ve KVKK

Site yönetimi; ad, telefon, daire bilgisi, borç durumu gibi kişisel verileri işler. Bu yüzden:

• Her sakin yalnızca kendi bilgilerini görmeli; borç listesi herkese açık panolarda ya da WhatsApp gruplarında paylaşılmamalıdır.
• Sakinlere KVKK aydınlatma metni sunulmalıdır.
• Yönetici değiştiğinde erişim yetkileri devredilmeli, eski yöneticinin erişimi kapatılmalıdır.

KVKK konusunda temel bilgiler için küçük işletmeler için KVKK uyumu yazımıza bakabilirsiniz.

Örnek: Bir yöneticinin ayı, programla ve programsız

48 dairelik bir site düşünelim. Programsız bir ayda yönetici şunları yapar: ay başında banka hesabını tek tek kontrol edip Excel'e ödeme işler, ödemeyenleri listeler ve WhatsApp grubuna borç listesi atar (bu da hem KVKK açısından sorunludur hem de tartışma çıkarır), gecikme faizini hesap makinesiyle hesaplar, elden ödenen aidatlar için makbuz yazar, giderlerin fişlerini bir zarfta biriktirir, ay sonunda bir gider tablosu hazırlayıp gruba gönderir. Arada asansör arızası, otopark şikâyeti ve gürültü konuları telefonla gelir; hangisinin çözüldüğü yöneticinin hafızasındadır.

Aynı ay, bir site yönetim programıyla şöyle geçer: aidatlar ay başında otomatik borçlandırılır, online ödemeler kendiliğinden işlenir, ödeme yapmayanlara kişisel hatırlatma gider, gecikme faizi program tarafından hesaplanır. Her gider fişinin fotoğrafıyla kaydedilir ve sakinler bunu kendi ekranlarında görür. Arızalar sakin tarafından açılır, yönetici durumu güncelledikçe sakine bildirim gider. Ay sonunda rapor tek tıkla hazırdır.

Fark yalnızca zaman değildir. Şeffaflık arttığında sakinlerin yönetime güveni artar, aidat ödeme oranı yükselir ve yönetim toplantılarındaki tartışmalar azalır.

Sık sorulan sorular

Site yönetim programı ücretli mi?

Ücretsiz ve ücretli seçenekler vardır. Ücretli programlar genellikle daire sayısına göre aylık ya da yıllık ücretlendirilir. Daire başına aylık maliyet, çoğu zaman aidatın çok küçük bir kısmıdır.

Profesyonel yönetim şirketleri de kullanabilir mi?

Evet. Birden fazla site ve apartmanı yöneten profesyonel yönetim şirketleri için her siteyi ayrı yönetebilen programlar idealdir.

Kat Mülkiyeti Kanunu'na uygun mu?

Program, Kanun'un öngördüğü kayıt ve karar süreçlerini kolaylaştırır; ama hukuki kararların sorumluluğu yönetimdedir. Bazı programlar Kanun maddeleri hakkında bilgi veren yardım araçları da sunar.

Yaşlı sakinler programı kullanabilir mi?

Sakinlerin programı kullanması zorunlu değildir. Borç hatırlatması ve duyurular SMS ya da WhatsApp ile de gönderilebilir; programı kullanan sakinler ek olarak kendi ekranlarına erişir.

APT Yönetim: HNG Bilişim'in site ve apartman yönetim yazılımı

APT Yönetim, yukarıdaki özelliklerin tamamını tek platformda toplayan, HNG Bilişim tarafından geliştirilmiş bir site ve apartman yönetim yazılımıdır. Aidat matrisi, otomatik gecikme faizi, PDF dekont ve ekstre, online tahsilat, gider ve kasa takibi, sakin portalı, arıza talepleri, dijital oylama ve yönetici seçimi, karar defteri, WhatsApp ile borç sorgulama ve hatırlatma içerir. Ayrıntılar için APT Yönetim tanıtım sayfasını inceleyin ya da ücretsiz ön görüşme planlayın.