Sendika Üye Takibi Nasıl Yapılır? Üye Takip Programı Rehberi
Sendika üye takibi Excel'le neden zorlaşır, bir sendika üye takip programında neler olmalı? Üye kaydı, aidat kesintisi, yetki tespiti ve şube yetkileri için kontrol listesi.
Bir sendikanın gücü üye sayısıdır; üye sayısını doğru bilmek ise sendika üye takibinin düzgün yapılmasına bağlıdır. Bu yazıda sendikaların üye takibini bugün nasıl yaptığını, nerede zorlandığını ve iyi bir sendika üye takip programında nelerin bulunması gerektiğini anlatıyoruz.
Sendika üye takibi neden zordur?
Üyelik bir kez kaydedilip unutulan bir bilgi değildir. Üye işyeri değiştirir, nakil olur, çekilir, emekli olur; aidatı kurum tarafından maaştan kesilir ama kesinti listesi her ay sendikanın kayıtlarıyla birebir tutmaz. Bunun üstüne şubeler kendi listelerini tutar ve genel merkez "bugün kaç üyemiz var?" sorusunun cevabını ancak listeleri birleştirerek bulur.
Yetki dönemlerinde bu dağınıklık doğrudan kayba dönüşür: hangi işyerinde ya da kurumda yetki için kaç üye eksik olduğunu zamanında göremeyen sendika, kampanyayı geç başlatır.
Excel ile sendika üye takibi: nerede tıkanır?
Çoğu sendika üye takibine Excel ile başlar. Küçük bir şube için bir süre yeterlidir, ama büyüdükçe şu sorunlar çıkar:
- Birden çok sürüm: Her şubede, hatta her kişide farklı bir dosya; hangisinin güncel olduğu belirsiz.
- İz yok: Bir üyenin kaydını kim, ne zaman değiştirdi bilinmez.
- Kişisel veri riski: Sendika üyeliği KVKK'ya göre özel nitelikli kişisel veridir. TC kimlik numaralı listelerin e-postayla dolaşması ciddi bir risktir.
- Kesinti karşılaştırması elle yapılır: Kurumdan gelen aidat kesinti listesini üye listesiyle satır satır karşılaştırmak günler sürer.
- Rapor almak zordur: İşyerine, kuruma, şubeye göre üye sayısı her seferinde yeniden hesaplanır.
Sendika üye takip programında olması gerekenler
Bir sendika üye programı seçerken şu başlıklara bakın:
- Tek kayıt, tüm şubeler: Genel merkez ve şubeler aynı güncel veriyle çalışmalı; aynı kişi iki kez kaydedilememeli.
- Üye hareketleri: Yeni üyelik, nakil, çekilme ve yeniden üyelik geçmişiyle birlikte tutulmalı.
- Yetki takibi: İşyeri ya da kurum bazında üye sayısı ve yetki için gereken sayıya ne kadar kaldığı tek ekranda görülmeli.
- Aidat ve kesinti listesi karşılaştırma: Kurumdan gelen liste yüklendiğinde eksik ve fazla kesintiler kendiliğinden çıkmalı.
- Şube bazlı yetki: Şube kullanıcısı yalnızca kendi şubesini, işyeri temsilcisi yalnızca kendi işyerini görmeli.
- Kişisel veri güvenliği: TC kimlik numarası şifreli saklanmalı, yetkisi olmayan kişiye maskeli görünmeli, her erişim kayda geçmeli.
- Evrak ve iletişim: Karar, üst yazı ve evrak numarası aynı sistemden çıkmalı; üyelere toplu SMS ya da WhatsApp mesajı gönderilebilmeli.
- Excel'den geçiş: Mevcut listeler geçmişiyle birlikte içeri aktarılabilmeli.
Genel bir üye takip programı yeterli mi?
Piyasada dernekler, spor kulüpleri ya da spor salonları için yapılmış pek çok üye takip programı var. Bunlar üye listesi ve aidat için iş görür; ama sendikaya özgü konuları bilmez: yetki tespiti, işkolu, kurum kesinti listeleri, kamu görevlileri sendikaları için 15 Mayıs tespiti, şube–genel merkez yetki ayrımı. Sendikalar için en sağlıklı yol, bu kavramlarla baştan tasarlanmış bir program kullanmaktır.
Eksen: sendikalar için üye takip programı
Eksen, HNG Bilişim'in sendikalar için geliştirdiği sendika üye takip programıdır. Üye kaydı, nakil ve çekilme, Yetki Radarı ile yetki takibi, kesinti listesi karşılaştırma, çakışmasız evrak numarası, SMS ile iletişim onayı ve şube bazlı yetkilendirme tek web uygulamasında bulunur. Telefon, tablet ve bilgisayarda tarayıcıdan çalışır; mevcut Excel listeleriniz geçmişiyle aktarılır.
Eksen'i kendi sendikanızın işleyişiyle görmek için Eksen tanıtım sayfasından demo isteyebilir ya da tanıtım görüşmesi planlayabilirsiniz. Sendika yazılımı seçerken sorulacak diğer sorular için sendika yönetim yazılımı nasıl seçilir yazımıza da göz atın.
Sık sorulan sorular
Sendika üye takibi için hangi bilgiler tutulmalı?
Kimlik ve iletişim bilgileri, işyeri ve kurum, üyelik ve çekilme tarihleri, nakil geçmişi, aidat durumu ve üyenin iletişim izni. Bu bilgilerin hepsi özel nitelikli kişisel veri sayıldığından erişimin sınırlı ve kayıtlı olması gerekir.
Şubeler aynı programı kullanabilir mi?
Evet; iyi bir sendika üye takip programında her şube kendi üyelerini görür, genel merkez tümünü görür.
Eski Excel listeleri ne olacak?
Eksen'e geçişte mevcut listeler içe aktarılır; eski kayıtlar geçmişiyle birlikte korunur.