Sendika Yönetim Yazılımı Nasıl Seçilir? 12 Soruluk Kontrol Listesi
Sendika yönetim yazılımı seçerken sorulacak 12 soru: üye yönetimi, yetki tespiti takibi, şube yetkileri, veri güvenliği, KVKK, Excel aktarımı, erişim ve destek.
Sendikalarda üye kayıtları çoğu zaman Excel dosyalarında, şubelerde ve farklı kişilerin bilgisayarlarında dağınık durur. Güncel üye sayısını, nakil ve çekilmeleri, aidat durumunu tek yerden görmek zorlaşır. Sendika yönetim yazılımı (sendika üye takip programı) bu dağınıklığı toplar. Seçmeden önce şu 12 soruyu sorun.
Üye ve işlem yönetimi
- Üyelik süreci adım adım ve hatasız mı? Yeni üyelik, nakil, çekilme ve toplu işlemler yazılımda tanımlı olmalı. Her işlemin tarihi, kararı ve işlemi yapan kişi kayıt altında tutulmalı.
- Üye kartı ve geçmişi görülebiliyor mu? Bir üyenin tüm hareketleri (katıldı, nakil oldu, çekildi) tek ekranda görünmeli.
- Karar ve üst yazı üretebiliyor mu? Tekrar eden evrak işleri otomatikleşmeli, PDF çıktısı alınabilmeli.
Yetki tespiti ve toplu sözleşme
- Yetki tespiti takibi var mı? 6356 sayılı Kanun kapsamında yetki için gereken üye sayılarının kurum ve işyeri bazında izlenmesi sendikalar için kritik bir ihtiyaçtır. Hangi kurumlarda kaç üye eksik, hangi yerler kazanılabilir sorusuna yazılım cevap vermeli. Eksen'deki Yetki Radarı tam olarak bunun içindir.
- Sözleşme bitiş tarihleri izleniyor mu? Toplu sözleşme sürelerinin yaklaştığını önceden haber veren uyarılar planlamayı kolaylaştırır.
Şubeler ve yetkilendirme
- Şube bazlı yetki var mı? Genel merkez tüm veriyi, şube yalnızca kendi şubesini görmeli. Rol ve kapsam bazlı yetkilendirme olmadan veri paylaşımı kontrolsüz olur.
- Genel merkez ve şubeler aynı veriyle mi çalışıyor? Her şubede ayrı dosya tutulan yapılar yeniden dağınıklığa döner. Tek merkezli veri tabanı arayın.
Veri güvenliği ve KVKK
- TC kimlik numarası gibi veriler nasıl saklanıyor? Şifreli saklanmalı, yetkisi olmayana maskeli görünmeli. Üye verisi, sendikalar için özel nitelikli kişisel veri sayılabilen bilgiler içerir; bu yüzden güvenlik pazarlama cümlesi değil, ürünün temeli olmalı.
- Kim ne zaman neye baktı, kayıtlı mı? Kişisel veri görüntüleme ve değişiklikler kayıt altına alınmalı; iki aşamalı giriş ve hesap kilitleme olmalı.
- KVKK sürecinde destek veriyor mu? Hiçbir yazılım tek başına "KVKK sertifikalı" olamaz; ama veri güvenliği, erişim kontrolü ve kayıt tutma konusunda KVKK'yı gözeten bir tasarım beklemek doğrudur. Sendikanın kendi KVKK süreçleri (aydınlatma, veri envanteri vb.) için KVKK ön analiz hizmetimiz de yardımcı olabilir.
Geçiş ve kullanım
- Mevcut Excel listeleri aktarılabiliyor mu? Yıllardır biriken kayıtları sıfırdan girmek mümkün değildir. Eski kayıtların geçmişiyle birlikte taşınması önemli bir kriterdir.
- Telefonda ve tablette çalışıyor mu, kurulum gerektiriyor mu? Web tabanlı bir uygulama her cihazdan tarayıcıyla açılır, bilgisayara kurulum gerektirmez; şubelerde ayrı sürüm yönetmeniz gerekmez.
Muhasebe ve iletişim
Aidat takibi, kurum kesinti listelerinin karşılaştırılması, SMS ve WhatsApp ile üyeye ulaşma, duyuru ve anket gibi özellikler günlük işi büyük ölçüde azaltır. Bunların kendi sağlayıcı hesabınızla bağlanıp bağlanmadığını ve ek maliyeti sorun.
Eksen ile ne sunuyoruz?
HNG Bilişim olarak sendikalar için geliştirdiğimiz Eksen; üyelik, raporlar, yetki tespiti ve toplu sözleşme takibi (Yetki Radarı), evrak takip, aidat muhasebesi, iletişim ve eğitim modüllerini tek web uygulamasında toplar. Veri güvenliği, şube bazlı yetki ve Excel'den geçiş baştan tasarlanmıştır.
Eksen'in çalışan ekranlarını görmek ve sendikanızın yapısına nasıl uyarlanacağını konuşmak için 20 dakikalık çevrim içi tanıtım planlayabilirsiniz.